گزاش کارآموزی اداره ثبت واسناد و املاک

هفته اول

اداره ثبت اسناد و املاک یکی از بخش های پررفت و آمد و مهم دولتی است این مجموعه زیر نظر قوه قضائیه و دادگستری می باشد. روزانه افراد زیادی به این اداره مراجعه می کنند تا مالکیت خود را نسبت به ملک خود اعلام کنند. با توجه به این که در قرن 21 زندگی می کنیم وشاهد هستیم در اکثر کشورها تمامی سیستم های اداری مکانیزه شده اند ولی متأسفانه این بخش با وجود حجم بسیار بالای کار هنوز تقریباً به شیوه دستی و کاغذی اداره می شد.

هفته اول کارورزی من در قسمت ارجاع بخش املاک اداره ثبت گذشت. در این بخش ابتدا مراحل اداری طی شده و پس از آن اطلاعات وارد سیستم می شوند. در این مجموعه 14 نفر متصدی املاک داریم که هر کدام از این افراد با یک کد در نرم افزار مشخص می شوند مثلاً خانم x کد 1 و آقای y کد 2.

هنگامی که ارباب رجوع به قسمت املاک اداره ثبت مراجعه می کند در ابتدا به قسمت ارجاع راهنمایی می شود که اولاً ارباب رجوع باید مدارک خود را که دال بر مالکیت وی می باشد تحویل متصدی داده این مدارک شامل سند- بنچاق- مدارک محضر- تقسیم نامه صورت مجلس می باشد مسئول ارجاع پس از احراز مدارک شخص را به قسمت حسابداری ارجاع تا فیش را به مبلغ 2500 ریال به حساب ثبت واریز نماید سپس مدارک در پرونده جدید به همراه مدارک شخصی مثل فتوکپی شناسنامه ضمیمه شده بعداز این مرحله مسئول ارجاع دفتر املاک اداره ثبت اطلاعات پرونده را وارد سیستم می نماید.

این سیستم دارای یک نرم افزار است که توسط برنامه  Access نوشته شده و شامل صفحه اصلی است که شکل آن را مشاهده می کنید.

صفحه اصلی این نرم افزار شامل 5 گزینه است:

1- ورود اطلاعات جدید

2- امور متصدی های اسناد

3- جستجو بر اساس

4- صفر کردم متصدی ها

5- خروج

توضیحات: 1- در قسمت وسط اطلاعات جدید هر ارباب رجوعی که مراجعه می کند و ما قصد ورود اطلاعات وی را داریم از این گزینه استفاده می کنیم و اطلاعات را ذخیره می نمائیم. ترتیب دادن اطلاعات در شکل زیر توضیح داده شده است.

این صفحه شامل: 1- کد ثبت 2- کد متصدی (از 1 تا 14 هر عدد مختص یک نفر متصدی) 3-تاریخ مراجعه ارباب رجوع  4- شماره سند  5- نام  6- نام خانوادگی  7- بخش   8- اصلی (از نظر پلاک ثبتی)  9- فرعی (از نظر پلاک ثبتی) نوع ملک (که مشاع یا آپارتمان) 10- تاریخ اخذ نتیجه (که از طرف رئیس اداره تعیین می شود) 11- تعداد سند (مثلاً آپارتمان به تعداد هر واحد یک سند داراست) این صفحه شامل چند گزینه و کلید دیگر نیز می باشد که: 1- ایجاد صفحه جدید 2- ثبت اطلاعات 3- پیش نویس چاپ  4- ارسال به چاپگر 5- جستجو 6- خروج

گزینه دوم در صفحه اصلی مربوط به امور متصدی های اسناد است.

این صفحه شامل: 1- کد متصدی  2- نام متصدی  3- فامیل متصدی می باشد که فقط برای ذخیره اطلاعات هر متصدی و در نهایت برای تهیه آمار در آخر هر ماه مورد استفاده قرار می گیرد.

گزینه چهارم در صفحه اصلی مربوط به جستجو بر اساس. می باشد که شامل: 1- فامیل (که بر اساس نام فامیل هر ارباب رجوع جستجو انجام می شود) 2- پلاک اصلی و فرعی (جستجو بر اساس پلاک ثبتی اصلی و فرعی انجام می شود) 3- آمار متصدی از تاریخ 4- چاپ بر اساس دستور خلاصه 5- بازگشت

گزینه پنجم در صفحه اصلی مربوط به صفر کردن متصدی هاست که مربوط است به آمارگیری در آخر هر ماه که توسط مسئول ارجاع انجام می شود. اطلاعات هر ارباب رجوع در سیستم ذخیره می شود و سپس توسط رئیس ثبت اسناد و املاک ناحیه تاریخ اخذ نتیجه تعیین می شود که حداکثر 15 روز کاری می باشد اطلاعات در روز اخذ نتیجه بر اساس نام فامیل یا شماره پلاک اصلی و فرعی جستجو می شود در نهایت پرینت گرفته شده و تحویل مراجعه کننده می شود. مدتی که من در این قسمت بودم به متصدی ارجاع در وارد کردن اطلاعات صفر کردن آمار و جستجوی مراجعین کمک می نمودم حدود 12 روز در این بخش مشغول به کار بودم.

هفته دوم

در هفته دوم کارورزی به صلاحدید رئیس ثبت به قسمت هیأت ماده 133 مشغول به کار شدم سه چهار روز اول سیستمی در این بخش وجود نداشت ودر امور دفتری و ثبتی کار خود را شروع کردم پس از 4 روز سیستمی به این قسمت آورده شده ولی باید در ابتدا ویندوز XP را روی آن نصب می نمودم و سپس نرم افزارهای مورد نیاز را. در ابتدا طریقه نصب ویندوز XP را برایتان گزارش می کنم، همان طوری که می دانید هنگامی که قصد نصب ویندوز را داشته باشیم (Clean install) در حین نصب لازم است سؤالاتی پیرامون نام کامپیوتر- نوع رزرولیشن و کلمه عبور، admin، شماره سریال ویندوز و را پاسخ دهید این مسأله باعث می شود که شما دقایقی طولانی را کنار سیستم باشید تا نصب ویندوز به مراحل نهایی نزدیک شود این مسأله اگر لازم باشد روزانه تعداد زیادی ویندوز نصب نمائید بیشتر نمایان می شود با ابزاری که در CD ویندوز XP در پوشه Support وجود دارد به راحتی نسبت به نصب خودکار ویندوز اقدام نمائید. روش کار:

1- در سی دی ویندوز XP به مسیر روبرو توجه کنید:   support\Tools

2- فایل Diplay-CAB را بر روی یکی از درایورها کپی کنید و سپس آن را باز کرده (از طریق برنامه Winzip یا در خود ویندوز XP اگر بر روی فایل کلیک کنید باز می شود) و فایل Setupmgr.exe را از درون این فایل Cab کپی کرده و درون یک درایور از هارد کپی کنید.

3- بر روی Setupmgr.exe کلیک کنید پنجره ای باز می شود آن را next کرده و سپس گزینه Create new answer file را انتخاب و next کنید.

4- مطمئن شوید گزینه windows untended Installation علامت زده شده باشد سپس next کرده.

5- در این صفحه نوع ویندوز خود را انتخاب کرده نوع ویندوز XP پروفیشنال را انتخاب می نمائیم.

6- گزینه Fully automated را علامت زده و next می کنیم.

7- در اینجا صفحه Distribution folder نمایش داده می شود در این صفحه به شما اجازه داده می شود که تعیین نمائید که آیا ویزار و یک پوشه توزیعی را بر روی کامپیوترتان بسازد یا پوشه توزیعی را بر روی درایور شبکه ای که شامل سورس فایل های ویندوز می باشد ایجاد نماید. نکته، ساخت یک پوشه توزیعی نه تنها به شما اجازه نصب ویندوز بدون استفاده از سی دی را می دهد بلکه اجازه افزودن فایل های اضافی (همانند درایورهای قطعات) برای انجام یک نصب سفارشی را نیز می دهد، اگر قصد انجام ونصب خودکار را به دفعات زیاد دارید و درایور یا پوشه مناسب را در اختیار داریدمی توانیداز این گزینه استفاده کنید گزینه No, this answer file wille be used to install from a CD را انتخاب سپس next را زده.

8- در این صفحه گزینه مربوط به I accept را علامت زده و next می کنیم.

9- حال صفحه ای را مشاهده می کنیم که با کمی دقت متوجه می شویم گزینه هایی درون این صفحه وجود دارند که شما در حین نصب ویندوز با آن برخورد می کنید شروع به تکمیل گزینه ها به دلخواه خود می کنیم.

10- بعد از اتمام کار گزینه finish را فشرده مسیری برای ذخیره تنظیماتی که انجام داده ایم در قالب یک فایل پرسیده می شود شما بایستی نام فایل را که به صورت Funatted.txt انتخاب شود به WINNT.SIF تغییر و نسخه بر روی یک فلاپی ذخیره می نمائیم.

11- از منوی file گزینه Exit را انتخاب می کنیم.

12- اکنون شما فایل اصلی را ساخته اید، فایلی برای انجام عملیات و نصب آماده می باشد ممکن است قبل از شروع عملیات مایل باشید که نگاهی به محتویات فایل بیندازید ممکن است بخواهید پارامترهای اضافه تری را نیز به فایل بیفزائید در این صورت با بخش Help برنامه setup manager مشورت و انجام برای این فایل ساخته شده را در برنامه Notepad باز کنیم. می توانیم خطوط دیگری را بر حسب نیاز برای فعالیت هایی مانند پارتیشن بندی- نصب- دیسک سخت یا تبدیل سیستم فایل به NTFS معین نمائید، جزئیات مربوط به این کارها را می توان در داخل فایل های کمکی موجود در Diplay.CAB مشاهده کنید هر تغییری در فایل اعمال می شود در فایل ذخیره کنید.

13- فایل را برای فلاپی دیسک سپس کامپیوتر را از طریق CD راه اندازی کرده و فلاپی را داخل درایورفلاپی قرار دهید ویندوز به صورت خود کار تنظیمات معین را مورد استفاده قرار می دهد.

پس از نصب ویندوز و نرم افزار مربوط به این هیأت که آن هم توسط برنامه Access نوشته شده بود را نصب کردم به همراه نصب نرم افزار اتوکد روال کاری در این بخش به این صورت بود که پرونده های املاک حوالی شهر (حومه شهر- روستاهای اطراف) به صورت خام از بنیادمسکن به اداره ثبت آورده می شد و ترتیب مرتب و کامل نمودن پرونده ها به شرح ذیل بود.

ابتدا در پرونده شخص فتو شناسنامه- قولنامه ملک- نقشه A4 ملک- صورت جلسه هیأت 133- برگه مربوط به گزارش کارشناسی ماده 133 قانون برنامه چهارم توسعه که شامل مشخصات شناسنامه ای فرد- تاریخ ارجاع به نماینده بنیاد مسکن- وضعیت ثبتی ملک شامل پلاک اصلی- پلاک فرعی- واقع در روستای- بخش- شهرستان- متراژ ملک- و نوع ملک و حدود اربعه ملک- نحوه تصرف- ارزش عرصه و اعیان برابر ارزیابی کارشناس و در نهایت قسمت مربوط به شهود تکمیل و پر شود توسط متصدی مسئول مطابقت داده شود متراژ و نقشه A4 با متراژ و نقشه اصلی کل بخش- سپس تمامی این اطلاعات وارد سیستم شده و بعد از طی کردن مراحل دفتری و اداری پرونده به مرحله آگهی روزنامه می رسد پس از فرستادن و چاپ در روزنامه بعد از گذشت 20 روز اگر اعتراضی نسبت به پرونده مذکور به اداره ثبت نبود مرحله بعد که سند زدن ملک می باشد انجام می شود و بعد از نوشتن سند، آماده تحویل به ارباب رجوع است. مدت ده روز هم من در این بخش مشغول به کار بودن و کار من در این قسمت هر روز وارد کردن همین اطلاعات بود که توسط متصدی هیأت پر می شود و سپس به من ارجاع داده می شود برای ثبت در سیستم.

هفته سوم:

در هفته سوم یعنی ده سوم کارورزی به بخش بازداشتی منتقل شدم این بخش هم دارای یک نرم افزار مخصوص بود که توسط زبان ویژوال بیسیک نوشته و database آن oracle می باشد در این بخش پرونده های هر ملک از قسمت بایگانی با دریافت رسید تحویل و سابقه بازداشتی آن در این بخش کامل می گردد.

نرم افزار این بخش دارای یک صفحه اصلی است که شامل:

1- گزارش گرفتن  2- ورود اطلاعات 3- پاسخ استعلام  4- پرینت احکام 5- خروج

قسمت گزارش گرفتن شامل پنجره ای با دو گزینه از تاریخ و تا تاریخ که تعداد استعلام ها را نشان می دهد در تاریخ خواسته شده در گزینه ورود اطلاعات که شکل آن در زیر آورده شده است:

شامل گزینه های زیر می باشد:

1- بخش 2- ناحیه 3- صفحه – دفتر 4- مالک- محل 5- جزء 6- شماره چاپی سند- شماره چاپی سند تغییر یافته- شماره ثبت 6- حکم 7- شماره 8- بنفع 9- مبلغ 10- توضیحات 11- مدت 12- شماره بخشنامه بازداشتی – تاریخ بخشنامه بازداشتی 13- شماره بخشنامه رفع بازداشتی- تاریخ بخشنامه رفع بازداشتی 14- شماره نامه مرجع بازداشت کننده- تاریخ نامه مرجع بازداشت کننده 15- تاریخ 16- مرجع 17- اصل/مازاد و سه دکمه ورود- انصراف- خروج است.

گزینه بعدی در صفحه اصلی این نرم افزار پاسخ استعلام است که شکل آن را در زیر مشاهده می کنید:

این بخش هم شامل تاریخ- شماره- مورخ- پلاک اصلی- شماره نامه- پلاک فرعی- و پلاک های بخش – ناحیه – شماره صفحه- شماره دفتر- شماره چاپی سند مالکیت- شهر- دفترخانه و شامل سه کلید 1- ورود اطلاعات 2- استعلام بعدی 3- خروج می باشد.

گزینه بعدی در صفحه اصلی پرینت احکام می باشد که شکل آن نیز در پائین آورده شده است.

این بخش هم شامل، بخش- ناحیه- پلاک اصلی- پلاک فرعی- صفحه- دفتر- شماره- تاریخ- شماره ثبت در مورد املاک رهنی شماره سند رسمی- شماره دفترخانه و 3 کلید چاپ- خروج- انصراف می باشد.

این صفحه برای چاپ و تحویل و قرار دادن در پرونده قرار می گیرد.