گزارش کارآموزی بررسی مقدماتی تدارکات و سیستم انبارها

گزارش کارآموزی بررسی مقدماتی تدارکات و سیستم انبارها در 35 صفحه

مقدمه ای بر کارآموزی
در زمینه اجرای کارآموزی اینجانب در سازمان نقشه برداری کشور درخصوص امکان سنجی، طراحی، ایجاد سیستم انبار اداره تدراکات گزارش حاضر بعنوان «کارآموزی» تهیه شده و جهت نمایاندن تصویر کلی و همه جانبه فعالیتهای اداره تدارک، نه تنها سیستم انبار بلکه کلیه سیستم های موجود مورد شناخت قرارگرفته اند این گزارش حاصل مصاحبه با پرسنل اداره تدارکات و بازدید عینی از فعالیتهای این اداره می باشد. ارتباطات اداره تدارکات بامحیط بیرونی شامل مدیریتها و واحدهای سازمان نقشه برداری و خارج از سازمان نیز دراین گزارش ملحوظ نظر واقع شده است ولی با توجه به گسترش سازمان نقشه برداری و سیستم های اداری و مالی آن سازمان از فعالیتهای اداره تدارکات گزارش تهیه گردیده این گزارش شامل نتایج و ادامه فعالیتهای مذکور در سایر واحدهای سازمان نمی باشد و صرفاً در حیطه فعالیتهای اداره تدارکات تهیه شده است، جهت ارائه بهتر ارتباطات و گردش اطلاعات اداره تدارکات از تکنیک «نمودارهای مفهومی گردش اطلاعات» (DFD) استفاده شده است تاکلیه ارتباطات و ورودیها و خروجیهای سیستم فعلی به سهولت دردسترس خواننده قرار گیرند.
درقسمتهای دیگر گزارش، شرح ورودیها و خروجیها (فرمها، اطلاعات، درخواستها و …) و شرح کلیه فعالیت هریک از واحدهای اداره تدارکات ذکر گردیده است.
قسمت اشکالات و نارسائیها شامل نتیجه گیری از آن بخش ازروشهای انجام کار است که غیرمنطقی و غیراصولی بوده و یا اطلاعات و نحوه گردش اطلاعات جهت انجام صحیح و به موقع امور ناکافی تشخیص داده شده است.
 قسمت اول – جایگاه سازمانی و تشکیلات اداره تدارکات
1-   جایگاه سازمانی اداره تدارکات درسازمان نقشه برداری کشور
-تدارکات به عنوان یکی از ادارات امور اداری و خدمات درحوزه معاونت مالی اداری سازمان نقشه برداری جای دارد.
ساختار کلی سازمان نقشه برداری و جایگاه اداره تدارکات درنمودار زیر نشان داده شده است:
2 حسابداری
3 تنظیم اسناد
4 کار پردازی
5 انبارها
6 کاردکس
7 دفتر اداره تدارکات
 14 شرح فعالیتهای ریاست اداره تدارکات
ریاست اداره تدارکات علاوه بر نقش سرپرستی، هماهنگی، کنترل و برنامه ریزی اداره تدارکات، فعالیتهای زیر را انجام می دهد.
 1   دریافت درخواستهای کالا از طریق مدیریت واحدهای سازمان و تایید اولیه برای انجام عملیات تحویل کالا از انبارها در صورت وجود
2    دریافت درخواستهای خریدکالا از طریق مدیریت واحدهای سازمان و تایید اولیه برای انجام عملیات خرید در صورت تامین اعتبار از سوی امور مالی و ذیحسابی
3 اخذ تأئید  درخواستهای خرید از مدیریت امور اداری، خدمات
4 اخذ تصویب درخواستهای خرید از مدیریت امور مالی و ذیحسابی در رابطه با بودجه مصوبه و تامین اعتبار
5 ارجاع در خواستهای کالا به کاردکس و انبار جهت تحویل به متقاضی
6 ارجاع درخواستهای خرید به کارپردازی جهت خرید کالا و تحویل به انبار
7 درخواست و اخذ پیش پرداخت از امور مالی و ذیحسابی بابت خریدهای کلان و خارج از حد توان تنخواه گردان اداره تدارکات که در این صورت چک مستقینا در وجه فروشندگان  صادر ولی مسئولیت پی گیری امور بعهده تدارکات می باشد.
2 4 شرح فعالیتهای حسابداری
1 درخواست از امور مالی و ذیحسابی نسبت به واریز وجوه بودجه (طرح، درآمد، جاری) مصوبه بمرور طی سال و بصورت علی الحساب که از طریق تنظیم اجازه پرداخت انجام می شود.
2 صدور چک در وجه کارپرداز ان  و فروشندگان و تنخواه گردانهای فرعی و اخذ رسید از آنان بر روی فرم حواله صدور وجه
3 نگهداری حسابهای بدهی کارپردازان، تنخواه گردانهای فرعی (خدمات، مدیران، و واحدها و واحد سفارشات خارجی) بهنگام صدور چک در وجه آنان
4 نگهداری حسابهای بدهی کارکنانی که امور خاصی را انجام می دهند (بطور مثال امور خرید بلیط  هواپیما و …) و بدهی فروشندگان کالا و خدمات (پیش پرداختها)
5 نگهداری سایر حسابها مانند هواپیمایی جمهوری اسلامی و تنخواه گردان خوابگاه دانشجویی
6 نگهداری حسابهای منابع تامین تنخواه گردان اداره تدارکات که شامل وجوه بودجه طرح، بودجه جاری و بودجه در آمد می باشد.
7 طی سال وجوه بودجه دریافت شده بصورت ثابت در حسابها نگهداری می‌شود چون مرتبا با ارسال اسناد هزینه قطعی به امور مالی و ذیحسابی تجدید می گردد باستثنای دو ماه پایان سال که عمل تجدید تنخواه گردان انجام نمی شود  تا کل وجوه بودجه مصرف گردد و در صورت مازاد به سال بعد منتقل می شود.
8 ثبت حسابها بر اساس خلاصه فهرست اسناد و نماینده اسناد در دفتر معین انجام می شود، کلیه حسابها در سطح معین می باشند و طبقه بندی کلی وجود ندارد.
9 نگهداری حساب بانک (جاری 90001 ملی نزد شعبه سازمان نقشه برداری) که وجوه دریافتی بودجه در این حساب واریز و چک جهت پرداخت بهای خریدها و هزینه از این حساب صادر می شود.
10 اخذ چک تجدید تنخواه گردان از امور مالی و ذیحسابی برابر مبلغ اسناد هزینه قطعی و واگذاری به بانک و ثبت در حساب بانک و متقابلا حسابهای بودجه طرح   (درآمد، جاری) بستانکار می شوند.
11 نگهداری حساب تفصیلی خریدها و هزینه های انجام شده برای هر یک از حوزه های مدیریت در دفتری بشکل روزنامه، این حسابها جنبه آماری داشته و ارتباطی با ثبت حسابها ندارد.
12 کسر کردن از حساب بدهی کارپردازان و فروشندگان پس از اخذ رسید از امور مالی و ذیحسابی  (قبل از رسیدگی) مبنی بر رسید اسناد هزینه قطعی و ضمائم انجام می شود. متقابلا حسابهای بودجه  (طرح، درآمد، جاری) بدهکار می شوند
13 لازم به ذکر است که فعالیتهای اداره تدارکات که آثار مالی ببار می اورند در چهار چوب نظام حسابداری دولتی و بصورت مفهوم حسابداری تنخواه گردان انجام می شود. بدین لحاظ نگهداری حساب ریالی برای موجودیهای انبار در نظر گرفته نشده و قیمت تمام شده موجودیها بهنگام خرید در امور مالی و ذیحسابی به حساب هزینه قطعی منظور می گردد. کلیه خریدهادر چهار چوب بودجه مصوب سالانه و با توجه به تامین اعتبار آن صورت می پذیرد.
3 4 شرح فعالیتهای تنظیم اسناد
1 کمک به امور مالی و ذیحسابی در امر صدور سند هزینه قطعی  (فرم رسمی دولتی محسوب می شود) در سه نسخه که حدودا 3 تا 4 مورد در هفته صادر می شود و بانضمام فاکتورهای خرید برای امور مالی ارسال می شود.
2 تشخیص سر فصل حسابهای هزینه دولتی مطابق با مواد 21 گانه هزینه در چهار فصل برای هزینه ها و خریدهای انجام شده توسط اداره تدارکات با راهنمایی امور مالی و ذیحسابی.
3 تنظیم فهرست نماینده اسناد هزینه قطعی در دو نسخه که حاوی شماره و تاریخ سند هزینه قطعی، خلاصه شرح سند، مبلغ سند و شماره در خواست خرید می باشد. یک نسخه آن پس از اخذ رسید از امور مالی و ذیحسابی مبنی بر دریافت اسناد هزینه قطعی و ضمائم برگشت داده می شود و در حسابداری مبنای ثبت در حسابهای کارپردازان و فروشندگان (بستانکار) و متقابلا حسابهای بودجه (طرح، درآمد، جاری) بدهکار قرار می گیرد به عبارت دیگر رسید امور مالی و ذیحسابی بر روی فهرست نماینده اسناد هزینه قطعی به منزله تأئید  هزینه قرار گرفته در صورتی که مراحل رسیدگی متعقبا انجام می شود.
4 تنظیم خلاصه فهرست اسناد هزینه قطعی در دو نسخه که حاوی شرح خریدها و هزینه ها به تفکیک هر یک از کارپردازان ویا انجام دهندگان هزینه، شماره ماده هزینه، شماره برگ در خواست خرید، و مبلغ می باشد یک نسخه بهمراه سند هزینه قطعی به امور مالی و ذیحسابی ارسال، یک نسخه دیگر مبنای ثبت و کسر از حساب کارپردازان (به تفکیک هر کدام ) قرار می گیرد.
5 تنظیم نماینده اسناد برای هر کارپرداز در یک نسخه که حاوی شماره و تاریخ سند قطعی، بنام گیرنده وجه، شرح سند و مبلغ می باشد فرم فهرست نماینده اسناد هزینه قطعی بعنوان صورتجلسه این فرم تلقی می شود.
6 عقد قرار دادهای 89 روزه با کارگران روز مزد، این کارگران به انجام امور خدماتی (نظافتچی، آبدارچی، کمک انباردار و…) مشغول می باشند و مشمول قانون کار بوده و از مزایای بیمه تامین اجتماعی، بن کارگری و… استفاده می کنند.
7 تنظیم لیست دستمزد ماهانه برای کارگران روز مزد در پنج نسخه (یک نسخه برای بانک، دو نسخه برای امور مالی و ذیحسابی و یک نسخه بایگانی اداره تدارکات و یک نسخه نیز اضافه است)
8- پیگیری امور بیمه کارگران روزمزدی، تنظیم اظهارنامه بیمه و تکمیل لیست دستمزد برای تامین اجتماعی، اطلاق چک حق بیمه از امور مالی و ذیحسابی و تحویل به تامین اجتماعی واخذ رسید برروی اظهارنامه بیمه و لیست دستمزد از شعبه تامین اجتماعی
9- پیگیری امور پرداخت مالیات حقوق کارگران روزمزدی که بواسطه تقلیل مالیات و عدم شمول تاکنون انجام نشده ولی با افزایش حداقل دستمزد در سال جاری و رسیدن حقوق تعدادی از کارگران روزمزد به حدنصاب پرداخت مالیات درسال جاری این مسئله درجریان کار قرار گرفته است.
4-4- شرح فعالیتهای کارپردازی
1-انجام عملیات خرید کالا و خدمات توسط 3 نفر کارپرداز از منابع داخل کشور بدون تفکیک تخصصی کالاها و خدمات انجام می شود.
2-برنامه ریزی داخلی و توزیع درخواستهای خرید بین کارپردازان توسط مسئول کارپردازی انجام می شود.
3-درخواستهای خرید کالا توسط مدیریت واحدهای متقاضی صادر شده پس از تائید و تصویب های ریاست اداره تدارکات، مدیر امور اداری و خدمات و امور مالی و ذیحسابی و معاونت مالی اداری توسط مسئول کارپردازی دریافت و سپس بین کارپردزان توزیع می شود.
4-خریدها می بایست براساس آئین نامه معاملات دولتی انجام شود که خلاصه آن بشرح زیر است:
برای خرید های تا سقف دو میلیون ریال اخذ پیش فاکتور و بررسی قیمت توسط ریاست اداره تدارکات منجر به انتخاب منبع خرید می گردد. برای خرید های تا سقف سه میلیون ریال اخذ سه بار استعلام بها از منابع خرید و سپس انتخاب منبع خرید با نظر ریاست اداره تدارکات میسر است. برای خریدهای بیش از سه میلیون ریال انتشار آگاهی مناقصه عمومی و انتخاب منبع خرید از این طریق انجام می شود.
5-کارپردازان پس از انتخاب منبع خرید کالا و خدمات چنانچه نیازمند به پیش پرداخت باشد از حسابداری درخواست وجه نموده و چک صادره را در اختیار فروشنده قرار می دهند.
6-مسئولیت پیگیری دریافت کالا و خدمات و نهایتاً تحویل به انبار (کالا) و تحویل به دریافت کننده (خدمات) بعهده کارپرداز مسئول است.
7-مسئولیت ارائه درخواست خرید و صورتحساب به انبار به همراه اجناس خریداری شده و سپس اخذ یک نسخه قبض انبار بعهده کارپرداز مسئول است.
8-کارپرداز مسئول، کلیه مدارک را جهت صدور سند هزینه قطعی به تنظیم اسناد ارائه می دهد.
9-درمواردی که تحویل کالای خریداری شده به مصرف کننده ضرورت فوری دارد جنس مستقیماً به واحد مصرف کننده تحویل می شود. ولی حواله و قبض انبار معادل یکدیگر صادر شده و مراحل ثبت درکاردکس انبار مانند سایر موارد است.
5-4-شرح فعالیتهای انبارها
سه انبار ملزومات، ترابری و مصالح ساختمانی مجموعه انبارهای اداره تدارکات می‌باشند، اقلام خریداری شده در آنها نگهداری و سپس به مصرف کنندگان (واحدهای سازمانی) تحویل داده می شوند. شرح فعالیت انبارهای سه گانه به این ترتیب است:
-4-انبار ملزومات
1-انبار ملزومات دارای حداکثر 200 قلم جنس می باشد که در یک سالن مسقف نگهداری می شوند.
2-اقلام عمده انبار ملزومات شامل فیلمهای عکاسی، کاغذ عکاسی، داروهای ظهور و ثبوت، وسایل و ملزومات مصرفی اداری و خدماتی است.
3-فرمت کاردکس انبار برای کلیه اقلام بصورت دفتر (مجلد) نگه داری می شود شماره اقلام منطبق برکاردکس واحد کاردکس می باشد.
4-دریافت کالاهای خریداری شده و صدور قبض انبار در سه نسخه برای بایگانی انبار واحد کادرکس و تنظیم اسناد ارسال می شود.
5-درصورت عدم موجودی جنس درخواست شده در انبار برروی حواله انبار (صادر شده توسط واحد کاردکس) «موجود نیست» درج می شود.
6-شماره گذاری اقلام بر روی قفسه ها منطبق با شماره کاردکس انجام شده ولی بعلت کمبود فضای انبار ردیف شماره اقلام در کنار یکدیگر رعایت نشده است.
7-ثبت مقادیر وارده و صادره کالا در کاردکس (دفتر) بترتیب براساس قبض انبار و حواله انبار انجام می شود.
8-تحویل جنس به واحدهای مصرف کننده براساس حواله انبار صادره توسط واحدکادرکس انجام وسپس توزیع نسخ حواله انبار توسط انبار دار انجام می شود. (برای بایگانی انبار، کاردکس تدارکات و واحد مصرف کننده)
9-انبار گردانی سالانه با حضور نمایندگان امور مالی و ذیحسابی انجام می شود. موجودیها یک بار شمارش گردیده و با کاردکس مقایسه و درصورت مغایرت کاردکس اصلاح شده و درصورتجلسه ثبت می شوند.
10-جهت پیگیری شماره اقلام از دفتر راهنما برحسب حروف الفبا (نام جنس) استفاده  می شود.
-4-انبار ترابری
1-انبار ترابری دارای حداکثر 900 قلم جنس (قطعات یدکی وسایط نقلیه) است که بعلت عدم اختصاص فضای مناسب بخشی از اقلام آن در انبار ملزومات بخش در محوطه روباز و بخشی در انبار پای کار (حدد 340 قلم قطعات یدکی که مصرف زیاد دارند) نگهداری می شوند.
2-فرمت کاردکس انبار برای کلیه اقلام بصورت دفتر (مجلد) نگهداری می شود شماره اقلام منطبق با کادرکس واحد کادرکس است.
3-ثبت مقادیر وارده و صادره کالا در کادرکس بترتیب براساس قبض انبار و حواله انبار انجام می شود.
4-دریافت کالاهای خریداری شده وسپس صدور قبض انبار در سه نسخه که برای بایگانی انبار، واحد کاردکس و تنظیم اسناد ارسال می شود.
5-درصورت عدم موجودی جنس درخواستی در انبار بر روی حواله انبار (صادره توسط واحد کاردکس) «موجود نیست» درج می شود.
6-انبارگردانی سالانه با حضور نمایندگان امور مالی و ذیحسابی، مانند انبار ملزومات انجام می شود.
7-در اوایل سال 72 موجودی انبار پای کار که مسئولیت آنها بعهده واحد ترابری بوده به موجودی انبار ترابری منتقل گردیده ولی از نظر نزدیکی به واحد ترابری همچنان درهمان محل قبلی مستقر می باشد و مسئولیت دریافت و تحویل اقلام را بعهده دارد.
قسمت ششم: پیشنهاد (چارچوب سیستم های مورد نیاز)
به منظور بهبود روشهای گردش عملیاتی اداره تدارکات درجهت نیل به اهداف مورد نظر آن اداره برپایه اصول روابط منطقی سازمانی و گردش صحیح اطلاعات که بواسطه وجود ارتباطات منطقی بین دوایر و با محیط بیرونی اداره تدارکات باید پایه ریزی گردد پیشنهادات ذیل بصورت مفاهیم کلی ارائه می گردد:
1-تعیین ساخت سازمانی مناسب بر پایه اصول روابط منطقی سازمانی، تفکیک مسئولیت های پرسنل از یکدیگر و تدوین شرح وظایف پرسنل طبق ساختار سازمانی جدید.
2-برطرف نمودن ضعف کیفی نیروی انسانی (دربرخی پستها) از طریق تشویق به شرکت در کلاسهای آموزشی مراکز آموزشی حرفه ای (مانند مراکز آموزش مدیریت دولتی مرکز آموزش مدیریت صنعتی) و تقبل هزینه کلاسها توسط سازمان
3-استفاده از امکانات و خدمات ماشینی (کامپیوتر) جهت سرعت بخشیدن به گردش امور وثبت ونگهداری اطلاعات بخصوص در مورد ثبت و نگهداری اطلاعات موجودیهای انبار، حسابهای کارپردازان، فروشندگان، تنخواه گردانها و… و بانکها اطلاعاتی جهت خردیدهای بهینه.
4-طراحی و استقرار سیستم های اطلاعاتی خرید موجودیهای انبار و حسابداری که منجر به تهیه و تدوین گزارشات جامع اطلاعاتی بصورت مناسب و بهنگام گردند تا مدیریت (به مفهوم عام) اداره تدارکات را جهت تصمیم گیری برنامه ریزی و کنترل و هدایت عملیات خرید، نگهداری موجودیهای انبارها و مصارف موجودی ها یاری رساند.
5-طراحی و استقرار سیستم های فوق بصورت طراحی نمودارهای گردش عملیات، تعیین ورودیها و خروجیهای هریک از سیستم ها (فرمها و کارتهایی که مبانی واریز اطلاعات به کامپیوتر) و تعیین ارتباطات منطقی گردش اطلاعت بین دوایر استفاده کننده از سیستم ها و همچنین محیط بیرونی اداره تدارکات (کل سازمان نقشه برداری) باید تبلور یابد تا از انجام تداخل امور دوایر در یکدیگر، از انجام دوباره کاریهای غیرضروری لوث شدن مسئولیتها، گردش غیر ضروری فرمهای بی مورد جلوگیری شده و حجم عملیات و گردش اطلاعات بصورت منطقی، کارآ و موثر درآید.
6-لزوم تمرکز کلیه عملیات خرید کالا و خدمات اداره تدارکات و جلوگیری از پراکندگی این گونه عملیات در سازمان می بایست برای مدیریت توجیه و در جهت این امر تلاش نمود تا از طریق مزایای کاربرد سیستم های بهینه در اداره تدارکات، کل تشکیلات سازمان منتفع گردند.
7-جهت بهبود وضعیت نگهداری موجودیها علاوه بر استفاده از سیستم های نرم افزاری کارآ و موثر می بایست مسئولین را از نظر امکانات سخت افزاری (ساختمانها و تجهیزات انبار) و همچنین نیروی انسانی تقویت نمود.
8-روشهای مناسب کدگذاری اقلام انبارها برپایه و اصول منطقی و با توجه به ماهیت و نوع اقلام باید تدوین و بمورد اجرا گذارده شود تا استفاده (کامپیوتر) بسهولت و بهتر صورت پذیرد.
9-در رابطه با اولین اقدام برای مکانیزاسیون سیستم های مورد نیاز سازمان سیستم انبار با مشخصات پیوست پیشنهاد می گردد، که این سیستم با چهارچوب مشخص شده به عنوان سیستم پیشنهادی خواهد بود.
مشخصات کلی سیستم کنترل موجودی و حسابداری انبار
- وظایف عمده سیستم شامل موارد زیر خواهد بود:
-    نگهداری و بروز آوری اطلاعات پایه اقلام انبار (شامل شرح، کد، واحد اندازه گیری مقدار اول دوره قیمت واحد قفسه و ردیف)
- قسمت گذاری اقلام وارده و صادره به روش میانگین موزون
- بروزآوری موجدی مقداری و ریالی انبارها
- ثبت و نگهداری گردش اقلام انبارها
گزارشات سیستم به قرار زیر خواهد بود:
- کاردکس مقداری و ریالی هریک از اقلام
- کاتالوگ اقلام انبار
- بررسی اطلاعات اسناد انبار
- گردش موجودی مقداری و ریالی انبار (ماهانه)
- گردش موجودی مقداری و ریالی انبار (سالانه)
- خلاصه گردش مقداری و ریالی اقلام صادره از انبار
- گردش انبار گردانی
- برگ شمارش TAG (جهت انبار گردانی)
- لیست مغایرت انبارگردانی
- گردش تعدادی انبار (جهت مسئولین انبار)
- خلاصه مصرف مراکز هزینه)