مبانی نظری ارتباطات سازمانی

خلاصه ای از کار:
برای اینکه یک اندیشه به واقعیت بپیوندد باید برنامه ای وجود داشته باشد و هنگامی که یک برنامه توسعه می‌یابد باید با افرادی که درگیر اجرای آن هستند ارتباط برقرار شود. در این زمینه ارتباطات وسیله به دست آوردن حاصل کار از دیگران به شمار می‌رود و به عنوان فرآیند انتقال و دریافت اطلاعات تعریف می‌‌شود.
ارتباطات نقطه آغاز کلیه وظایف مدیریتی است. بدون ارتباطات، برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل مقدور نیست زیرا درک اطلاعات وانتقال آنها ممکن نیست.
ارتباط عبارت است از کلیه فعالیت های گفتاری، نوشتاری و حرکتی که برای انتقال معنی و مفهوم از فردی به فرد دیگر یا اثر گذاری و نفوذ بر دیگران به کار می رود. (فرهنگ،17:1372)
ارتباط فرآیندی است که از طریق آن مفاهیم را با استفاده از علائم و سمبل های کلامی و غیر کلامی در یک زمینه مشخص ایجاد، حفظ و اداره می کنند(کچینگز1، 2004: 8).
ارکان اصلی فرایند ارتباطات:
کاتر12 ارتباطات را به صورت زیر تعریف کرده است: یک فرستنده پیام، پیامی را از طریق وسیله یا ابزاری به گیرنده پیام می فرستد که او به آن پاسخ می‌دهد.
به مفهوم ساده فرایند ارتباط در شکل ذیل نشان داده شده است(رابینز13، 2003: 284):
..
ارتباطات سازمانی:
ارتباط سازمانی عبارت است از انتقال اطلاعات، مفاهیم و معانی بین افراد سازمان (الوانی،168:1384). ارتباط سازمانی فرآیندی است که می توان بوسیله آن سیستمی را برای گرفتن اطلاعات و تبادل معانی با افراد و سازمانهای فراوان داخل و خارج سازمان بر قرار کرد. (رضاییان،472:1384)
.
- ویژگی‌های ارتباطات سازمانی:
ارتباط سازمانی به‌عنوان یکی از حوزه‌های تخصصی ارتباطات کلامی یا گفتاری22، از مباحث مهم مدیریت به‌شمار می‌رود. این‌گونه از ارتباط شکلی از ارتباط میان‌فردی است؛ که در آن ارتباط به‌طور مستقیم بین دو یا چند نفر از افراد، در مجاورت فیزیکی هم، واقع می‌شود و به‌دلیل وجود ویژگی‌های خاص خود، تشکیل‌دهنده‌ی حوزه متمایز و شاخص در مطالعه‌ی ارتباطات شده است.
- تفاوت ارتباط سازمانی با انواع دیگر ارتباط:
1. ارتباط سازمانی وظیفه‌مدار است؛ سازمان‌ها، مجموعه‌های هدف‌مدار هستند؛ که فعالیت‌های آن‌ها در جهت تحقق اهداف فردی و سازمانی، هماهنگ شده‌اند.
انگیزه و فایده‌ی ارتباط سازمانی:
همه‌ی انواع سازمان‌ها ممکن است به‌عنوان مجموعه‌ای از تشکل‌های هدف‌دار در نظر گرفته شوند؛ که افراد در آن‌ها به‌دلایل متعددی با یکدیگر ارتباط دارند، اما انگیزه‌ی اصلی مشارکت، این است که اهداف سازمانی و شخصی به‌واسطه عملکرد جداگانه افراد به‌آسانی قابل حصول نیستند؛ اما می‌توان به‌وسیله عملکرد گروهی به آنها جامه‌ی عمل پوشاند؛ بنابراین ارتباط در سازمان‌ها می‌تواند عامل دست‌یابی به اهداف سازمانی به‌شمار رود
- انواع ارتباطات در سازمان دارای ساختار رسمی:
در یک سازمان دارای ساختار رسمی، فرایند ارتباطات را می‌توان این‌گونه تقسیم‌بندی کرد:
1. ارتباطات رسمی؛ برخی از کانال‌های ارتباطی، مجاری ارتباطی هستند؛ که به‌طور رسمی به‌وسیله مدیران و دیگر افراد ذی‌نفع طراحی و اجرا می‌شوند. چنین کانال‌هایی برای ایجاد جریان‌های اطلاعاتی به‌سمت پائین، افقی و بالا طراحی شده‌اند. وجود این کانال‌ها برای مرتب کردن و هماهنگی فعالیت‌های افراد در پست‌های مختلف آن ساختار ضروری است.
.
- فرایندهای ارتباطات سازمانی:
1. فرایندهای جامعه‌پذیری؛ در هر سازمانی فرایندهای ادراکی و رفتاری گوناگونی صورت می‌گیرد؛ که از طریق آن‌ها افراد به‌سازمان می‌پیوندند و با آن یکی شده و در آن می‌مانند. یکی از این فرایندها جامعه‌پذیری است که سازمان‌ها سعی می‌کنند؛ از طریق فرایندهای رسمی و غیررسمی جامعه پذیری بر انطباق افراد تأثیر بگذارند و فرد را جزئی از سازمان کرده و ارزشها و هنجارهای سازمان خود را به وی منتقل نمایند.
.
- سبک‌‌های ارتباطی در سازمان:
1. سبک کنترلی؛ در این سبک، که سبکی یک‌طرفه به‌شمار می‌رود، فردی که عامل ارتباطی است و ارتباط برقرار می‌کند، به اقدامات و تفکرات خاص افراد دیگر، در رابطه با خودش، جهت خاصی می‌دهد و آن‌ها را محدود می‌کند. در این سبک، ارتباط‌گر هدایت‌گر است و هدفش هدایت دیگران است.
- روابط بین سازمانی:
سازمان‌ها برای بقاء در محیط، اغلب روابط مداومی را با سایر سازمان‌ها برقرار می‌کنند.
"الیور 24"، شش اقتضای مهم مؤثر بر شکل‌گیری روابط بین سازمانی را این‌گونه بیان کرده است:
1. الزام: "الیور" اشاره دارد، که یک سازمان به‌منظور برآورده کردن الزامات قانونی یا تنظیم‌کننده‌ی خود، روابط یا تبادلاتی را با دیگر سازمان‌ها برقرار می‌کند؛
جهت ارتباطات سازمانی:
در داخل سازمانها ارتباط در چهار جهت جداگانه جریان دارد:
 ارتباط روبه پایین:
ارتباطی که از یک سطح سازمان به سطح پایین تر آن جریان دارد، ارتباط رو به پایین نامیده می شود. زمانی که یک مدیر با کارمند خود ارتباط بر قرار می کند، اولین نوع ارتباط که به ذهن می رسد، ارتباط رو به پایین است. رهبران و مدیران از این نوع ارتباط برای تعیین اهداف، انتقال سیاستها و رویه ها به کارکنان، خاطر نشان کردن مشکلاتی که به توجه ویژه ای نیاز دارند و باز خورد عملکرد کارکنان، استفاده می کنند(رابینز26، 2003: 284).
- کانالهای ارتباطی رسمی و غیر رسمی :  
ارتباط سازمانی اثر بخش در بر گیرنده کانالهای ارتباط رسمی است. کانالهای ارتباطی رسمی در یک سازمان، ساختار رسمی سازمان را نشان می دهد و به صورت نزدیکی با سلسله مراتب سازمانی ارتباط دارد. بسیاری از سازمانهای بزرگ کانالهای ارتباطی بوروکراتیک یاسنتی بسیاررسمی رابه کارمی گیرند؛این سازمانهاکارکنان راملزم می کنندتابرای برقراری ارتباط سازمانی ازاین کانالهااستفاده کنند(کچینگز27، 2004: 10). 
.
- ضرورت برقراری ارتباط در مدیریت:
هنری مینتز برگ عامل ارتباطات را به عنوان یکی از مهم ترین عوامل در ایفای نقش مدیران بیان می‌کند. با استقرار کانال ارتباطی صحیح بین مدیر و کارکنان پنج هدف زیر تحقق می‌یابد:
موانع ارتباطی:
مانع ارتباطی عبارت است از هر نوع عامل یا علتی که در راه ارسال یا درک پیام اختلال ایجاد کند. موانع ارتباطی را می توان به دو گروه موانع خارجی و موانع داخلی تقسیم کرد. موانع خارجی به عوامل فیزیکی

خلاصه ای از کار:

برای اینکه یک اندیشه به واقعیت بپیوندد باید برنامه ای وجود داشته باشد و هنگامی که یک برنامه توسعه می‌یابد باید با افرادی که درگیر اجرای آن هستند ارتباط برقرار شود. در این زمینه ارتباطات وسیله به دست آوردن حاصل کار از دیگران به شمار می‌رود و به عنوان فرآیند انتقال و دریافت اطلاعات تعریف می‌‌شود.

ارتباطات نقطه آغاز کلیه وظایف مدیریتی است. بدون ارتباطات، برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل مقدور نیست زیرا درک اطلاعات وانتقال آنها ممکن نیست.

ارتباط عبارت است از کلیه فعالیت های گفتاری، نوشتاری و حرکتی که برای انتقال معنی و مفهوم از فردی به فرد دیگر یا اثر گذاری و نفوذ بر دیگران به کار می رود. (فرهنگ،17:1372)

ارتباط فرآیندی است که از طریق آن مفاهیم را با استفاده از علائم و سمبل های کلامی و غیر کلامی در یک زمینه مشخص ایجاد، حفظ و اداره می کنند(کچینگز1، 2004: 8).

ارکان اصلی فرایند ارتباطات:

کاتر12 ارتباطات را به صورت زیر تعریف کرده است: یک فرستنده پیام، پیامی را از طریق وسیله یا ابزاری به گیرنده پیام می فرستد که او به آن پاسخ می‌دهد.

به مفهوم ساده فرایند ارتباط در شکل ذیل نشان داده شده است(رابینز13، 2003: 284):

..

ارتباطات سازمانی:

ارتباط سازمانی عبارت است از انتقال اطلاعات، مفاهیم و معانی بین افراد سازمان (الوانی،168:1384). ارتباط سازمانی فرآیندی است که می توان بوسیله آن سیستمی را برای گرفتن اطلاعات و تبادل معانی با افراد و سازمانهای فراوان داخل و خارج سازمان بر قرار کرد. (رضاییان،472:1384)

.

- ویژگی‌های ارتباطات سازمانی:

ارتباط سازمانی به‌عنوان یکی از حوزه‌های تخصصی ارتباطات کلامی یا گفتاری22، از مباحث مهم مدیریت به‌شمار می‌رود. این‌گونه از ارتباط شکلی از ارتباط میان‌فردی است؛ که در آن ارتباط به‌طور مستقیم بین دو یا چند نفر از افراد، در مجاورت فیزیکی هم، واقع می‌شود و به‌دلیل وجود ویژگی‌های خاص خود، تشکیل‌دهنده‌ی حوزه متمایز و شاخص در مطالعه‌ی ارتباطات شده است.

- تفاوت ارتباط سازمانی با انواع دیگر ارتباط:

1. ارتباط سازمانی وظیفه‌مدار است؛ سازمان‌ها، مجموعه‌های هدف‌مدار هستند؛ که فعالیت‌های آن‌ها در جهت تحقق اهداف فردی و سازمانی، هماهنگ شده‌اند.

انگیزه و فایده‌ی ارتباط سازمانی:

همه‌ی انواع سازمان‌ها ممکن است به‌عنوان مجموعه‌ای از تشکل‌های هدف‌دار در نظر گرفته شوند؛ که افراد در آن‌ها به‌دلایل متعددی با یکدیگر ارتباط دارند، اما انگیزه‌ی اصلی مشارکت، این است که اهداف سازمانی و شخصی به‌واسطه عملکرد جداگانه افراد به‌آسانی قابل حصول نیستند؛ اما می‌توان به‌وسیله عملکرد گروهی به آنها جامه‌ی عمل پوشاند؛ بنابراین ارتباط در سازمان‌ها می‌تواند عامل دست‌یابی به اهداف سازمانی به‌شمار رود

- انواع ارتباطات در سازمان دارای ساختار رسمی:

در یک سازمان دارای ساختار رسمی، فرایند ارتباطات را می‌توان این‌گونه تقسیم‌بندی کرد:

1. ارتباطات رسمی؛ برخی از کانال‌های ارتباطی، مجاری ارتباطی هستند؛ که به‌طور رسمی به‌وسیله مدیران و دیگر افراد ذی‌نفع طراحی و اجرا می‌شوند. چنین کانال‌هایی برای ایجاد جریان‌های اطلاعاتی به‌سمت پائین، افقی و بالا طراحی شده‌اند. وجود این کانال‌ها برای مرتب کردن و هماهنگی فعالیت‌های افراد در پست‌های مختلف آن ساختار ضروری است.

.

- فرایندهای ارتباطات سازمانی:

1. فرایندهای جامعه‌پذیری؛ در هر سازمانی فرایندهای ادراکی و رفتاری گوناگونی صورت می‌گیرد؛ که از طریق آن‌ها افراد به‌سازمان می‌پیوندند و با آن یکی شده و در آن می‌مانند. یکی از این فرایندها جامعه‌پذیری است که سازمان‌ها سعی می‌کنند؛ از طریق فرایندهای رسمی و غیررسمی جامعه پذیری بر انطباق افراد تأثیر بگذارند و فرد را جزئی از سازمان کرده و ارزشها و هنجارهای سازمان خود را به وی منتقل نمایند.

.

- سبک‌‌های ارتباطی در سازمان:

1. سبک کنترلی؛ در این سبک، که سبکی یک‌طرفه به‌شمار می‌رود، فردی که عامل ارتباطی است و ارتباط برقرار می‌کند، به اقدامات و تفکرات خاص افراد دیگر، در رابطه با خودش، جهت خاصی می‌دهد و آن‌ها را محدود می‌کند. در این سبک، ارتباط‌گر هدایت‌گر است و هدفش هدایت دیگران است.

- روابط بین سازمانی:

سازمان‌ها برای بقاء در محیط، اغلب روابط مداومی را با سایر سازمان‌ها برقرار می‌کنند.

"الیور 24"، شش اقتضای مهم مؤثر بر شکل‌گیری روابط بین سازمانی را این‌گونه بیان کرده است:

1. الزام: "الیور" اشاره دارد، که یک سازمان به‌منظور برآورده کردن الزامات قانونی یا تنظیم‌کننده‌ی خود، روابط یا تبادلاتی را با دیگر سازمان‌ها برقرار می‌کند؛

جهت ارتباطات سازمانی:

در داخل سازمانها ارتباط در چهار جهت جداگانه جریان دارد:

 ارتباط روبه پایین:

ارتباطی که از یک سطح سازمان به سطح پایین تر آن جریان دارد، ارتباط رو به پایین نامیده می شود. زمانی که یک مدیر با کارمند خود ارتباط بر قرار می کند، اولین نوع ارتباط که به ذهن می رسد، ارتباط رو به پایین است. رهبران و مدیران از این نوع ارتباط برای تعیین اهداف، انتقال سیاستها و رویه ها به کارکنان، خاطر نشان کردن مشکلاتی که به توجه ویژه ای نیاز دارند و باز خورد عملکرد کارکنان، استفاده می کنند(رابینز26، 2003: 284). 

- کانالهای ارتباطی رسمی و غیر رسمی  :   

ارتباط سازمانی اثر بخش در بر گیرنده کانالهای ارتباط رسمی است. کانالهای ارتباطی رسمی در یک سازمان، ساختار رسمی سازمان را نشان می دهد و به صورت نزدیکی با سلسله مراتب سازمانی ارتباط دارد. بسیاری از سازمانهای بزرگ کانالهای ارتباطی بوروکراتیک یاسنتی بسیاررسمی رابه کارمی گیرند؛این سازمانهاکارکنان راملزم می کنندتابرای برقراری ارتباط سازمانی ازاین کانالهااستفاده کنند(کچینگز27، 2004: 10).  

.

- ضرورت برقراری ارتباط در مدیریت:

هنری مینتز برگ عامل ارتباطات را به عنوان یکی از مهم ترین عوامل در ایفای نقش مدیران بیان می‌کند. با استقرار کانال ارتباطی صحیح بین مدیر و کارکنان پنج هدف زیر تحقق می‌یابد:

موانع ارتباطی:

مانع ارتباطی عبارت است از هر نوع عامل یا علتی که در راه ارسال یا درک پیام اختلال ایجاد کند. موانع ارتباطی را می توان به دو گروه موانع خارجی و موانع داخلی تقسیم کرد. موانع خارجی به عوامل فیزیکی