کارآموزی کامپیوتر - اداره برق شهرستان گرگان

مقدمه:

انسان از زمانی که خواندن و نوشتن را فراگرفت و بکار و فعالیت و تحصیل علوم مختلف مشغول شد، به تدریج به سمت تحقیق و پژوهش روی آورد و کم‌کم نیاز به ثبت آموخته‌ها در قالب کتبا و دفتر در او احساس شد. بدین ترتیب گام‌های نخستین را در جهت بایگانی کردن آنچه که او آموخته بود، برداشت.

در واقع این کار از روزگاران قدیم توسط تاریخ‌نویسان و مورخان در دربار پادشاهان با شرح کامل وقایع و حوادث آن زمان شروع شد و توسط دانشمندان و پژوهشگران با سند نمودن نتایج آزمایشات و آنچه فرا گرفته بودند، دنبال شد تا به امروز.

امروزه تهیه سند در همه امور از کارهای تاریخی گرفته تا نویسندگی و کارهای دولتی انجام می‌شود. این کار در زمان حاضر امری بسیار پسندیده و معمول بوده و ضرورت آن در همه مکان‌های دولتی و سازمان‌ها و حتی شرکت‌های خصوصی احساس می‌شود.

بایگانی کردن در یک تعریف عام به معنای تهیه و نگهداری نسخه دومی‌از مجموعه فعالیت‌هایی که می‌بایست در یک روال کاری انجام شوند، می‌باشد.

در حال حاضر بخش بایگانی، یکی از بخش‌های مهم هر سازمان دولتی و یا خصوصی را تشکیل می‌دهد. سازمان آب، اداره گاز، برق، مخابرات و... همگی دارای قسمت بایگانی می‌باشند، اما بخش بایگانی در یک محیط گسترده‌تر با حیطه کاری وسیع‌تر قرار می‌گیرد. این محیط کاری دبیرخانه نامیده می‌شود.

دبیرخانه یکی از مهمترین قسمت‌های یک اداره می‌باشد که بایگانی کردن اسناد یکی از کارهای عمده و مهمی‌است که در این بخش انجام می‌شود. کلیه کارهای مربوط به بایگانی در دبیرخانه تفکیک می‌شود و کار هر قسمت توسط یک متصدی خاص با تخصص مربوط به آن کار به بهترین شکل ممکن انجام می‌شود. کار بایگانی به صورت زیر تفکیک می‌شود:

1. ثبت اسناد

2. تفکیک اسناد

3. تشکیل پرونده

4. بایگانی پرونده‌ها

در این صورت ارائه خدمات بهینه و سریعتر صورت می‌گیرد. در این اداره کلیه کارهای بایگانی به صورت دستی انجام می‌شود. در کشور ما جایگزین کردن سیستم‌های کامپیوتری در دبیرخانه به جای کارهای دستی در حال اجراست، اما هنوز تمام دبیرخانه‌های ادارات و سازمان‌های کشور مجهز به سیستم کامپیوتری نشده‌اند و این کار در برنامه‌های آتی این سازمان‌ها قرار گرفته است.

اما به نظر می‌رسد با وجود یک سیستم کامپیوتری در دبیرخانه‌ها، با اینکه حجم کارهای دستی به میزان قابل توجهی کاهش می‌یابد، اما نیاز به کار دستی هیچگاه رفع نمی‌شود. به هر حال، قرار دادن سیستم‌های کامپیوتری به کارها (در همه‌جا) سرعت می‌بخشد و باعث بالا رفتن کیفیت کار پاسخ به ارباب رجوعان می‌شود.

تاریخچه پیدایش برق در منطقه مازندران

در سال 1307، اولین موتور ژنراتور برق به قدرت 150 کیلووات در گرگان نصب گردید و دومین کارخانه برق در شر بابل به قدرت 120 کیلووات و متعاقب آن سومین کارخانه برق در شهر ساری به قدرت 60 کیلووات نصب و مورد بهره‌برداری قرار گرفت و به تدریج دیگر شهرهای این استان به مولدهای کوچک دیزلی مجهز شدند.

این نیروگاه‌ها توسط بخش‌های خصوصی و یا شهرداری‌ها اداره می‌شدند، ولی چون قادر به تامین برق شهرها نبودند، لذا به منظور تامین نیرو و نیز توزیع و استاندارد نمودن شبکه‌ها در سال 1343 وزارت آب و برق تشکیل و شروع بکار نمود.

 وزارت آب و برق اقدام به تاسیس شرکت توانیر و شرکت‌های برق منطقه‌ای در سطح کشور نمود که تولید و انتقال نیروی برق مازندران به عهده شرکت توانیر و قسمتی از انتقال و توزیعت نیرو در سطح منطقه به عهده شرکت برق منطقه‌ای مازندران واگذار گردید و این شرکت در آذرماه سال 1344 رسماً تاسیس و فعالیت خود را در منطقه آغاز نمود.

در دبیرخانه اداره برق، چون تقریباً کلیه کارها به صورت دستی انجام می‌شود، لذا ارتباط چندانی با کامپیوتر ندارند، فقط تایپیست است که کار او با کامپیوتر انجام می‌شود، ولی کار او فقط به تاپ نامه‌ها (در محیط Word) و تایپ جداول و نمودارها (در محیط Excel) خلاصه می‌شود.

یکی از بخش‌های اداره که ارتباط بیشتری با کامپیوتر دارند، بخش پذیرش می‌باشد. این بخش مسوولیت بزرگی در پاسخگویی به ارباب رجوعان و متقاضیان دارند. کامپیوترهای این بخش همگی متصل به شبکه (Server) هستند. کار عمده کارمندان این بخش در محیط Access می‌باشد.

Access یا بانک اطلاعاتی در همه سازمان‌ها یکی از بهترین محیط‌ها برای نگهداری اطلاعات می‌باشد. در بخش پذیرش، در وهله اول پس از درخواست انشعاب برق توسط متقاضی، اطلاعات درخواست کننده وارد کامپیوتر می‌شود؛ سپس تشکیل پرونده‌ها به صورت دستی دنبال می‌شود و سرانجام با طی یک روال کاری (بازدید، تشکیل جلسه و تایید طرح) پرونده‌ها کمیسیون می‌شوند و کمیسیون‌ها در همان بخش پذیرش توسط کارمند مربوطه این کار در محیط Word تایپ می‌شود و بقیه کارها در دبیرخانه دنبال می‌شود.

یکی دیگر از بخش‌های این اداره که با کامپیوتر ارتباط دارند، قسمت حسابداری اداره می‌باشد. اگرچه حجم عظیمی‌از کار این قسمت هم به صورت دستی انجام می‌شود، اما وارد کردن ارقام و حساب‌های مالی و نگهداری اطلاعات پولی شرکت در محیط Access صورت می‌گیرد.

بخش دیگر قسمت آمار و اطلاعات اداره می‌باشد که وظیفه نگهداری کلیه آمار و اطلاعات در مورد تاریخچه اداره برق، اطلاعات آماری سال‌های مختلف و نمودارهای آماری می‌باشد که با محیط Access کار می‌کنند.

کلیه قسمت‌های اداره برق، مانند قسمت بهره‌برداری، طرح و نوسازی، قسمت مالی و اداری، بایگانی، حسابداری، پذیرش، خدمات مشترکین و باید دارای حداقل یک کامپیوتر متصل به شبکه باشند. در ضمن اداره برق دارای یک وب‌سایت به آدرس... می‌باشد.

در هر اداره و سازمان دولتی کلیه کارهایی که طبق قانون  و روال اداری طی می شوند در پایان کار باید در جایی ثبت و سندی از آنها در اداره بایگانی شود تا مدرکی وجود داشته باشد که این کار روال عادی خود را طی کرده و تمامی قوانین و مقررات را پشت سر گذاشته است. بایگانی کردن از قدیم الایام در هر زمان و مکانی امری معمول و پسندیده بوده و تقریباٌ در همه جا کاربرد دارد.

دبیرخانه یکی از قسمتهای مهم و پرکار هر اداره ای می باشد تمامی ثبت و بایگانی اسناد و مدارک مربوط به خرید انشعابات برق در انواع مختلف (شهری روستایی) و یا (خانگی تجاری صنعتی) که در قالب کمیسیون ابلاغ می شوند کلیه پرونده های متقاضیان در نوع های جدا (برقدار بی برق) کلیه نامه های اداری به شرکت ها ادارات سازمانهای دولتی و... برگه های مرخصی و حکم ماموریت اسناد مربوط به برنده شدن اشخاص و شرکتها در استعلام ها و کلیه کارهای دفتری و ثبتی مربوط به تهیه آرشیو و بایگانی در این بخش انجام می شود.

در این اداره دو بایگانی وجود دارد:

1) بایگانی مربوط به پرونده های شهری (که مربوط به کار دبیرخانه می باشد)

2) بایگانی مربوط به پرونده های روستایی (که مربوط به کار قسمت بایگانی است که این قسمت فقط وظیفه نگهداری پرونده ها را به عهده دارد)

همچنین تا حد امکان بایگانی دبیرخانه مربوط به پرونده های جاری که در چند ساله اخیر تهیه شده اند می باشد اما بخش بایگانی دوم بیشتر پرونده های راکد را نگهداری می کند.

در دبیرخانه کلاً سه پست شغلی وجود دارد:

1) مسئول ثبت نامه ها و کلیه اسناد رسیدن و فرستاده شده و پیگیری آنها

2) متصدی بایگانی

3) تایپیست

مسئول ثبت و پیگیری: کلیه نامه ها کمیسیون ها استعلام ها مرخصی ها ماموریت ها و... را در دفتر اندیکاتور ثبت می کند نامه هایی که باید پیگیری شوند را در دفتر پیگیری نوشته  و کار پیگیری آنها را دنبال می کند.

متصدی بایگانی: مسئول بایگانی پرونده ها می باشد در صورتیکه درخواست بیرون کشیدن پرونده ای از سوی قسمت طرح و نوسازی شود متصدی بایگانی می بایست پرونده را از بایگانی جستجو کرده و شخصاٌ به این قسمت ببرد پرونده ها نباید به دست ارباب رجوع داده شوند.

تایپیست: مسئول تایپ نامه ها فرم ها استعلام ها می باشد هر ارباب رجوعی ابتدا نامه نوشته شده را از طرف مدیر مربوطه (که اکثراٍ از طرف مدیر خدمات مشترکین است) پس از دریافت امضا از طرف مدیر اداره برای تایپ به دبیرخانه می آورد نامهه ا را پس از تایپ  دوباره به همان قسمتی که ارباب رجوع را به دبیرخانه فرستاده بودندمی فرستند تا امضا را روی نامه تایپ شده گرفته و سپس امضا مدیر را بگیرند پس از ان دوباره  دبیرخانه فرستاده می شوند تا نامه ثیت شود.

نامه‌ها:

کلیه متقاضیا ن انشعاب برق پس از اینکه  از طریق بخش پذیر درخواست  خرید برق می دهند و پس از تشکیل پرونده و بازدید از محل و تایید شدن فروش برق برای  محل مورد نظر و طی کردن روال اداری در مرحله آخر باید نامه ای کا در آن درخواست برق شده را برای امضا نزد مدیر برده و پس از تایید نامه ثبت شود این نامه ها معمولاٌ از طرف مدیر خدمات مشترکین نوشته شده و امضا می شوند. کلیه نامه های دست نویس برای اینکه مجوز تایپ دریافت کنند باید امضای مدیر اداره را داشته باشند در غیر این صورت حق تایپ شدن را ندارند.

نامه های دارای امضا توسط ارباب رجوع های متقاضی برق به دبیرخانه برای تایپ آورده می شوند پس از تایپ نامه دوباره به قسمت خدمات مشترکین برده می شود تا امضا مدیر این بخش (که نامه دست نویس هم توسط همین مدیر تهیه شده بود) گرفته شود اصطلاحاٌ به این کار پاراو می گویند. نامه در صورتیکه غلط تایپی نداشته باشد تایید می شود نامه پس از دریافت امضا مدیر مربوطه برای امضای آخر نزد مدیر اداره برده می شود نامه در صورتیکه از نظر مدیر هیچگونه اشکال دستوری در جمله بندی نداشته باشد و در صورتیکه حتماٌ پاراو شده باشد امضا می شود سپس نامه دوباره به دبیرخانه آورده می شود تا آخرین مرحله اداری طی شود یعنی نامه ثبت می شود.

معمولاٌ نامه ای که بصورت دست نویس تهیه شده بجز متن اصلی دارای رونوشت می باشد رونوشت به قسمتهایی نوشته می شود که می بایست در جریان کار این نامه قرار داشته باشند مثلاً روی اینگونه نامه ها رونوشت به قسمت خدمات مشترکین جهت اطلاع نوشته می شود قالب نوشته شدن رونوشت  نیز به همینگونه است یعنی در انتهای نامه پس از اینکه نام مدیر در قسمت چپ و پایین نامه نوشته می شود تا بعد در این قیمت امضا مدیر قرار بگیرد در پایین تر نام مدیر سمت راست با فونت ریزتر از فونت متن نامه رونوشت ها نوشته می شوند شکل کلی یک چنین نامه ای به این صورت است:

در ضمن نامه ها باید در کاغذ های آرم دار اداره برق تایپ شوند نامه هایی که دارای رونوشت می باشند به تعداد رونوشت به اضافه دو پرینت گرفته شده همچنین یک پرینت بدون رونوشت هم گرفته می شود از نامه ای هم که اصلاٌ رونوشت ندارد باید سه پرینت گرفته شود بنابراین از نامه نوشته شده حداقل سه نامه تایپی باید تهیه شود.نامه بدون رونوشت روی نامه های رونوشت دار قرار گرفته و در زیر همه نامه های  تایپ شده نامه دست نویس قرار می گیرد این نامه ها را به هم گیره می کنند و برای پاراو نزد مدیر مربوطه می فرستند.

نامه رونوشت دار که پس از نامه روی قرار دارد باید پاراو شود و نامه رویی که بدون رونوشت است توسط مدیر اداره امضا می شود وقتی نامه ها برای ثبت به دبیرخانه آورده می شوند تک تک نامه ها شماره و تاریخ خورده (به جز نامه دست نویس) سپس نامه اول که توسط مدیر امضا شده و فاقد رونوشت است به ارباب رجوع داده می شود در اینجا کار ارباب رجوع در اداره تمام می شود نامه دوم که توسط مدیر قسمت مربوطه (مثلاٌ مدیر خدمات مشترکین) امضا شده با ضمیمه نامه دست نویس در قسمت بایگانی قرار می گیرد سایر نامه ها که امضا ندارند مهر آماده امضا مدیر روی آنها خورده می شود یکی از نامه ها در آرشیو قرار می گیرد در صورتیکه تعداد نامه ها بیشتر از سه تا باشد به ازاء هر یک از رونوشت ها یک نامه در نظر گرفته می شود که بعداٌ نامه با رونوشت های تیک خورده در پوشه خدمات مشترکین قرار می گیرند برای پیگیری های بعدی.

ثبت نامه ها در دفتر اندیکاتور:

در صفحه های سمت چپ دفتر اندیکاتور نوشته شده شرح نامه های فرستاده شده و در صفحه های سمت راست نوشته شده: شرح نامه های رسیده. نامه ها در صفحه های سمت چپ یعنی در قسمت نامه های فرستاده شده ثبت می شوند در ضمن ردیف شماره مربوط به هر ثبت در صفحه های سمت راست نوشته شده است. هر دو صفحه شکل یکسان دارند به این صورت که ستون اول مربوط به عنوان ستون بعد مربوط به شرح و ستون های بعدی معمولاٌ خالی می مانند و برای نامه های معمولی به کار نمی روند.

صفحه های سمت راست        صفحه های سمت چپ

معمولاٌ برای ثبت این نامه ها در قسمت عنوان نام متقاضی و در قسمت شرح می نویسیم: درخواست انشعاب برق.

بعضی از نامه ها از سوی بعضی از مدیران اداره خطاب به رئیس اداره می باشد این نامه ها پس از امضای مدیر برای تایپ به دبیرخانه آورده می شوند عنوان این ناهه ها خطاب به مدیرکل توزیع نیروی برق می باشد این نامه ها دوباره پس از تایپ نزد مدیر مربوطه برای پاراو برده می شود پس از تایید و امضا برای امضای نهایی نزد مدیر برده می شوند این گونه نامه ها که توسط ارباب رجوع بصورت دستی منتقل نمی شوند از طریق خود دبیرخانه مورد پیگیری قرار می گیرند.

برای ثبت این نامه ها در قسمت عنوان می نویسیم: مدیر محترم امور توزیع نیروی برق گرگان و در قسمت شرح موضوع نامه در قالب یک یا دو جمله بطور خلاصه بیان می‌گردد.

دسته بعدی نامه هایی هستند که توسط خود مدیر نوشته می شوند و معمولاٌ خطاب به شرکتها و سازمانهای دیگر می باشد دست نویس این نامه ها ابتدا توسط منشی رئیس به دبیرخانه برای تایپ آورده می شوند. و پس از تایپ و امضا مدیر روال معمول مانند نامه های دیگر دنبال می شود.

توجه: همه نامه هایی که برای تایپ به دبیرخانه آورده می شوند بدون استثناء خواه از جانب رئیس خواه از جانب مدیران باید امضا رئیس را داشته باشند در غیر این صورت تایپیست حق تایپ ندارد. 

همه نامه هایی که پس از تایپ برای پاراو نزد شخص مربوطه برده می شوند باید به دقت مورد مطالعه قرار گیرند بیشتر نامه ها اگر از نظر لغوی و یا دستوری اشکال و یا نیاز به اضافه و یا کاستن داشته باشند دوباره به دبیرخانه برگردانده می شوند یک نامه ممکن است چندین بار اصلاح شود بنابراین تایپیست باید نامه تایپ شده را در کامپوتر ذخیره کند تا نیازی به دوباره نویسی نباشد یک نامه اداری قالب و فرمت خاصی دارد که تایپیست باید یه آن آگاه باشد مثلاٌ تمام نامه ها پس از متن سرآیند که همان عنوان (شخص یا شرکت مخاطب) می باشد باید با جمله " با سلام و احترام " آغاز شوند و اگر خود متن نامه با کلمه " احتراماٌ " آغاز شده باشد این کلمه باید از ابتدای نامه حذف شود کمی پایین تر از متن نامه در قسمت سمت چپ باید نام و نام خانوادگی رئیس اداره و در خط پایین همان خط سمت رئیس که بصورت جمله " مدیر امور توزیع نیروی برق گرگان " می باشد نوشته شود در صورت وجود رونوشت پایین تر از این در خط سمت راست با اندازه فونت کوچکتر رونوشت ها نوشته می شوند.

بعضی از نامه ها بصورت فرم های آماده در کامپیوتر وجود دارند فرمهایی که از قبل تایپ شده‌اند مثل نامه هایی که برای اداره گاز شهرداری دادگستری‌ رم ای پایان دوره کارآموزی و یا استعلام‌ها می‌باشند این گونه نامه ها چون همگی قالب یکسان دارند همگی از یک طرح تبعیت می کنند برای تایپ این گونه نامه هایی که آورده می شوند فقط کافیست فرم مربوطه را پیدا کرده و موضوع هایی مانند نام و نام خانوادگی آدرس نام شرکت و... را تغییر دهیم.مثلاٌ برای نامه هایی که به اداره گاز فرستاده می شوند عنوان همه ای نامه ها  " اداره گاز ناحیه گرگان " می باشد متن همگی شبیه به هم است فقط در این متن باید نام اشخاص را تغییر دهیم در پایین تر متن نامه هم آدرس ها وجود دارند که باید تغییر کنند رونوشت های این نامه ها یکسان هستند.

و یا استعلام ها که در همگی آنها فقط باید نام شرکت برنده استعلام و یا نام نماینده آن شرکت و همچنین مبلغ برنده شده ذکر شود استعلام ها رونوشت ندارند. نامه های مربوط به استعلام ها مانند نامه‌های دیگر در کاغذ های آرم دار اداری تایپ می شوند ولی خود استعلام ها بصورت فرم های آماده ای هستند که فقط در آنها نام ‌ نام شرکت و مبلغ ها بصورت دستی نوشته می شوند اکثر نامه هایی که فرم‌های آماده دارند خود در کاغذ هایی بصورت فرم آماده نوشته می شوند یعنی دست نویس این نامه ها نیز در قالب فرم های آماده به دبیرخانه آورده می شوند.

برای جلساتی که هر چند وقت یکبار در اداره تشکیل می شوند  نیز باید نامه های اداری تهیه شود و پس از تایپ تایید و امضا در دفتر اندیکاتور ثبت شوند این جلسات ممکن است بین خود اعضا و کارمندان اداره تشکیل شود که در این صورت محل تشکیل این جلسات در نمازخانه اداره می باشد و در صورتیکه بین رئیس اداره و مدیران سایر ادارات و سازمانها باشد باید برای هر شرکت یک نامه تایپ شده و شماره بخورد و ارسال شود این جلسات در اتاق مدیر تشکیل می شوند.

جلسات مربوط به کمیسیون ها بین مدیر و سایر مدیران اداره در روزهای یکشنبه و سه شنبه هر هفته در اتاق مدیر تشکیل می شود.

نامه هایی که بدون تایپ ثبت می شوند:

این نامه ها  ‌ نامه هایی هستند که برای اداره (از طرف شرکت ها اداره کل و...) فرستاده شده اند این نامه ها در دفتر اندیکاتور در صفحه های سمت راست دفتر قسمت نامه های رسیده ثبت می شوند و شماره می خورند و برای اینکه مدیردر جریان کار این نامه ها قرار بگیرد این نامه ها در دستور کار مدیر قرار می گیرد.

ثبتی های دیگر که نیازی به تایپ ندارند مرخصی ها و ماموریت ها هستند که برگه های آماده مختص به خود دارند و امضا مسئول مربوطه برای ثبت کافیست.

نامه های ثبت شده در دفتری به نام دفتر پیگیری نوشته شده جهت مشخص شدن زمان پیگیری و دریافت پاسخ آنها. سپس روی نامه ها مهری زده می شود به شکل زیر: