گزارش کارآموزی کامپیوتر،اداره برق شهرستان گرگان

گزارش کارآموزی کامپیوتر-اداره برق شهرستان گرگان در 31 صفحه
فهرست مطالب

فصل اول، آشنایی کلی با موضوع کارآموزی
مقدمه: 1
تاریخچه پیدایش برق در منطقه مازندران. 2
در این اداره دو بایگانی وجود دارد:... 4
در دبیرخانه کلاً سه پست شغلی وجود دارد:. 4
فصل دوم، ارزیابی قسمت‌های مختلف
نامه‌ها: 5
ثبت نامه ها در دفتر اندیکاتور: 7
پیک: 12
مرخصی‌ها: 12
کارت مرخصی:.. 12
بایگانی مرخصی‌ها: 15
حکم ماموریت:.. 15
استعلام:.. 17
دفتر ارسال مراسلات: 18
کمیسیون: 19
دفتر راهنما:. 20
نوار چیست؟. 21
لیست پرونده‌های برقدار: 21
فصل سوم، آزمون نتایج، آموخته‌ها و پیشنهادات
نتیجه‌گیری کلی:. 22

مقدمه:
انسان از زمانی که خواندن و نوشتن را فراگرفت و بکار و فعالیت و تحصیل علوم مختلف مشغول شد، به تدریج به سمت تحقیق و پژوهش روی آورد و کم‌کم نیاز به ثبت آموخته‌ها در قالب کتبا و دفتر در او احساس شد. بدین ترتیب گام‌های نخستین را در جهت بایگانی کردن آنچه که او آموخته بود، برداشت.
در واقع این کار از روزگاران قدیم توسط تاریخ‌نویسان و مورخان در دربار پادشاهان با شرح کامل وقایع و حوادث آن زمان شروع شد و توسط دانشمندان و پژوهشگران با سند نمودن نتایج آزمایشات و آنچه فرا گرفته بودند، دنبال شد تا به امروز.
امروزه تهیه سند در همه امور از کارهای تاریخی گرفته تا نویسندگی و کارهای دولتی انجام می‌شود. این کار در زمان حاضر امری بسیار پسندیده و معمول بوده و ضرورت آن در همه مکان‌های دولتی و سازمان‌ها و حتی شرکت‌های خصوصی احساس می‌شود.
بایگانی کردن در یک تعریف عام به معنای تهیه و نگهداری نسخه دومی‌از مجموعه فعالیت‌هایی که می‌بایست در یک روال کاری انجام شوند، می‌باشد.
در حال حاضر بخش بایگانی، یکی از بخش‌های مهم هر سازمان دولتی و یا خصوصی را تشکیل می‌دهد. سازمان آب، اداره گاز، برق، مخابرات و... همگی دارای قسمت بایگانی می‌باشند، اما بخش بایگانی در یک محیط گسترده‌تر با حیطه کاری وسیع‌تر قرار می‌گیرد. این محیط کاری دبیرخانه نامیده می‌شود.
دبیرخانه یکی از مهمترین قسمت‌های یک اداره می‌باشد که بایگانی کردن اسناد یکی از کارهای عمده و مهمی‌است که در این بخش انجام می‌شود. کلیه کارهای مربوط به بایگانی در دبیرخانه تفکیک می‌شود و کار هر قسمت توسط یک متصدی خاص با تخصص مربوط به آن کار به بهترین شکل ممکن انجام می‌شود. کار بایگانی به صورت زیر تفکیک می‌شود:
    ثبت اسناد
    تفکیک اسناد
    تشکیل پرونده
    بایگانی پرونده‌ها
در این صورت ارائه خدمات بهینه و سریعتر صورت می‌گیرد. در این اداره کلیه کارهای بایگانی به صورت دستی انجام می‌شود. در کشور ما جایگزین کردن سیستم‌های کامپیوتری در دبیرخانه به جای کارهای دستی در حال اجراست، اما هنوز تمام دبیرخانه‌های ادارات و سازمان‌های کشور مجهز به سیستم کامپیوتری نشده‌اند و این کار در برنامه‌های آتی این سازمان‌ها قرار گرفته است.
اما به نظر می‌رسد با وجود یک سیستم کامپیوتری در دبیرخانه‌ها، با اینکه حجم کارهای دستی به میزان قابل توجهی کاهش می‌یابد، اما نیاز به کار دستی هیچگاه رفع نمی‌شود. به هر حال، قرار دادن سیستم‌های کامپیوتری به کارها (در همه‌جا) سرعت می‌بخشد و باعث بالا رفتن کیفیت کار پاسخ به ارباب رجوعان می‌شود.
تاریخچه پیدایش برق در منطقه مازندران
در سال 1307، اولین موتور ژنراتور برق به قدرت 150 کیلووات در گرگان نصب گردید و دومین کارخانه برق در شر بابل به قدرت 120 کیلووات و متعاقب آن سومین کارخانه برق در شهر ساری به قدرت 60 کیلووات نصب و مورد بهره‌برداری قرار گرفت و به تدریج دیگر شهرهای این استان به مولدهای کوچک دیزلی مجهز شدند.
این نیروگاه‌ها توسط بخش‌های خصوصی و یا شهرداری‌ها اداره می‌شدند، ولی چون قادر به تامین برق شهرها نبودند، لذا به منظور تامین نیرو و نیز توزیع و استاندارد نمودن شبکه‌ها در سال 1343 وزارت آب و برق تشکیل و شروع بکار نمود.
 وزارت آب و برق اقدام به تاسیس شرکت توانیر و شرکت‌های برق منطقه‌ای در سطح کشور نمود که تولید و انتقال نیروی برق مازندران به عهده شرکت توانیر و قسمتی از انتقال و توزیعت نیرو در سطح منطقه به عهده شرکت برق منطقه‌ای مازندران واگذار گردید و این شرکت در آذرماه سال 1344 رسماً تاسیس و فعالیت خود را در منطقه آغاز نمود.
در دبیرخانه اداره برق، چون تقریباً کلیه کارها به صورت دستی انجام می‌شود، لذا ارتباط چندانی با کامپیوتر ندارند، فقط تایپیست است که کار او با کامپیوتر انجام می‌شود، ولی کار او فقط به تاپ نامه‌ها (در محیط Word) و تایپ جداول و نمودارها (در محیط Excel) خلاصه می‌شود.
یکی از بخش‌های اداره که ارتباط بیشتری با کامپیوتر دارند، بخش پذیرش می‌باشد. این بخش مسوولیت بزرگی در پاسخگویی به ارباب رجوعان و متقاضیان دارند. کامپیوترهای این بخش همگی متصل به شبکه (Server) هستند. کار عمده کارمندان این بخش در محیط Access می‌باشد.
Access یا بانک اطلاعاتی در همه سازمان‌ها یکی از بهترین محیط‌ها برای نگهداری اطلاعات می‌باشد. در بخش پذیرش، در وهله اول پس از درخواست انشعاب برق توسط متقاضی، اطلاعات درخواست کننده وارد کامپیوتر می‌شود؛ سپس تشکیل پرونده‌ها به صورت دستی دنبال می‌شود و سرانجام با طی یک روال کاری (بازدید، تشکیل جلسه و تایید طرح) پرونده‌ها کمیسیون می‌شوند و کمیسیون‌ها در همان بخش پذیرش توسط کارمند مربوطه این کار در محیط Word تایپ می‌شود و بقیه کارها در دبیرخانه دنبال می‌شود.
یکی دیگر از بخش‌های این اداره که با کامپیوتر ارتباط دارند، قسمت حسابداری اداره می‌باشد. اگرچه حجم عظیمی‌از کار این قسمت هم به صورت دستی انجام می‌شود، اما وارد کردن ارقام و حساب‌های مالی و نگهداری اطلاعات پولی شرکت در محیط Access صورت می‌گیرد.
بخش دیگر قسمت آمار و اطلاعات اداره می‌باشد که وظیفه نگهداری کلیه آمار و اطلاعات در مورد تاریخچه اداره برق، اطلاعات آماری سال‌های مختلف و نمودارهای آماری می‌باشد که با محیط Access کار می‌کنند.
استعلام:
وقتی متقاضی درخواست انشعاب برق را می دهد مراحل کاری ابتدا از پذیرش با درخواست متقاضی و تشکیل پرونده شروع می شود و در نهایت با بازدید از محل و تایید برای فروش برق ادامه می یابد تا در مراحل آخر جلسه ای در اداره در یکشنبه و سه شنبه هر هفته تشکیل می شود این جلسات در اتاق رئیس مالی و اداری برگزار می گردد بدین ترتیب اداره وسایل و ابزار مورد نیاز را در اختیار قرار می دهد و متقاضی پیمانکار مورد نظر خود را انتخاب می کند و بدین ترتیب کار وصل برق از طریق پیمانکار شروع می شود.
پس در استعلام اداره فقط وظیفه بازید از محل و تشخیص وسایل مورد نیاز و در اختیار قرار دادن آنها به پیمانکار را به عهده دارد.
برگه های استعلام پس از تایید و امضا رئیس مالی و اداری و مدیر اداره به دبیرخانه فرستاده می شوند استعلام ها توسط تایپیست تایپ می شوند قبلاٌ ذکر شد که استعلام ها از جمله نامه هایی هستند که فرم آماده دارند و همچنین بدون رونوشت هستند. برای هر استعلام سه برگ بدون رونوشت تایپ می شود و به خود استعلام ها سنجاق می شوند سپس دوباره استعلام  با برگه های تایپ شده به نزد رئیس مالی و اداری برده می شوند او استعلام های تایپ شده  را به دقت مطالعه و بررسی می کند و در صورت عدم وجود مشکل برگه های رویی را امضا می کند و دوباره استعلام ها به دبیرخانه برگردانده می شوند اینبار مسئول ثبت استعلام ها را ثبت می کند و مرحله بعد تفکیک استعلام هاست.
ثبت استعلام ها: ثبت استعلام ها شکل خاص و یکسانی دارد در قسمت عنوان نام شرکتی که پیمانکار خود را مسئول اجرای طرح کرده است  و در قسمت شرح می نویسیم  پیمانکاری آقای/خانم که در جای خالی نام پیمانکار نوشته می شود. پس از ثبت هر استعلام برگه های تایپی دوم و سوم را که فاقد امضا هستند مهر رئیس مالی و اداری (که این مهر در دبیرخانه موجود است) می زنیم در هر سه برگ باید شماره دفتر را بنویسیم.
تفکیک استعلام ها شکل خاص و یکسانی دارد در قسمت عنوان نام شرکتی که پیمانکار خود را مسئول اجرای طرح کرده است  و در قسمت شرح می نویسیم  پیمانکاری آقای / خانم که در جای خالی نام پیمانکار نوشته می شود. پس از ثبت هر استعلام برگه های تایپی دوم و سوم را که فاقد امضا هستند مهر رئیس مالی و اداری (که این مهر در دبیرخانه موجود است) می زنیم در هر سه برگ باید شماره دفتر را بنویسیم.
تفکیک استعلام‌ها: برای تفکیک برگه رویی هر استعلام  که اصل امضای رئیس مالی و اداری را داراست برای تایپ کنار گذاشته و برگه دوم را به اصل استعلام ضمیمه کرده و برگه سوم را برای ناظر کنار می گذاریم. اصل استعلام که همراه برگه دوم تایپ شده می باشد در دبیرخانه بایگانی می شود برگه‌های سوم برای ناظر فرستاده می شوند و برگه های اول باید توسط تایپیست در دفتری به نام دفتر ارسال مراسلات ثبت شده و این برگه ها به همراه دفتر به پذیرش برده می شوند پذیرش برگه ها را تحویل گرفته و مسئول مربوطه پای دفتر را امضا می کند بدین وسیله از رد وبدل کردن استعلام ها مدرکی تهیه می شود مبنی بر اینکه تمام کارها روال خود را طی کرده و استعلام ها به پذیرش برده شده‌اند.
کمیسیون:
گفتیم متقاضی درخواست خرید انشعاب برق را از پذیرش با دادن تقاضا و تشکیل پرونده شروع می کند پس از بازدید و تایید طرح باید پرونده های متقاضیان کمیسیون شود جلسات کمیسیون در اتاق مدیر بین مدیر و سایر مدیران اداره تشکیل می شود این جلسات در خصوص نحوه همکاری در اجرای طرح مورد نظر جهت تامیین برق می باشد پس از اینکه پرونده ها کمیسیون شدند به پذیرش برده می شوند کمیسیون ها درپذیرش تایپ می شوند و به دبیرخانه برای ثبت فرستاده می شوند دبیرخانه کمیسیون ها را ثبت و تفکیک کرده و دوباره به پذیرش می فرستد.
کمیسیون در واقع در مورد نحوه تامین برق متقاضی توسط اداره می باشد یعنی آن دسته از کارهایی که جهت اجرای طرح تامین برق اداره تقبل می کند  که در مراحل بعدی متقاضی لیست پیمانکاران مجاز شرکت را از اداره طرح و نوسازی دریافت کرده و پس از مدت تعیین شده به امور تحویل می دهد در کمیسیون ها متقاضی تعهداتی را باید بدهد تا مراحل بعدی (استعلام ها) دنبال شوند این تعهدات در ذیل آمده است:
1)    متقاضی پاکت های استعلام را از اداره طرح و نوسازی دریافت و به پیمانکاران مجاز (مطابق لیست پیمانکاران مجاز شرکت) ارائه و پس ازمدت تعیین شده به امور تحویل می دهد.
2)    در صورتیکه متقاضی مایل به ارجاع کار به پیمانکار مجاز خاصی باشد می بایستی مطابق لیست لوازم مورد تایید شرکت از اقلام با درجه 1 و 2 جهت اجرای طرح استفاده نماید.
3)    متقاضی پس از تعیین برنده استعلام نسبت به اجرای طرح مطابق طرح تصویبی و نظریه کمیسیون با نظارت ناظر امور از طریق پیمانکار برنده اقدام می نماید.
4)    متقاضی برابر طرح تصویبی و پس از تایید ناظر و بهره برداری امور نسبت به تحویل موقت و سپس تحویل دائم و بلاعوض تاسیسات منصوبه و شبکه احداث شده اقدام م نماید.
5)    متقاضی پس از تحویل بلاعوض تاسیسات نسبت به پرداخت هزینه های انشعاب و لوازم اندازه گیری اقدام خواهد نمود.
6)    متقاضی محل نصب لوازم اندازه گیری مناسب با شرایط جهت دسترسی تعمیر و کنترل ماموران مجاز برق مطابق طرح تامین می نماید.
7)    رفع هر گونه موانع احتمالی و کسب مجوزهای لازم جهت رعایت حریم به عهده متقاضی است.
 اعتبار این نظریه از تاریخ صدور تا دو ماه می باشد.
8)    شرکت برق منطقه ای مازندران در قبال تامین برق متقاضی در فصول و ساعات اوج مصرف شبکه سراسری تعهدی ندارد و در ساعاتی که شبکه سراسری با کمبود تولید مواجه است متقاضی متعهد به کاهش و یا قطع مصرف خود می باشد.
 ثبت کمیسیون ها: کمیسیون ها برای ثبت قالب یکسانی دارند بدین ترتیب که در قسمت عنوان نام متقاضی و در قسمت شرح می نویسیم: شرایط و نحوه تامین برق
بعد کمیسیون ها را در دفتر ارسال مراسلات ثبت کرده و به پذیرش می فرستند. (تنها کمیسیون ها توسط اداره تایپ نمی شوند)
دفتر راهنما:
دفتری است بر اساس نام و شماره پرونده. که برای رسیدگی به ارباب رجوع جهت سریعتر یافتن پروند ها استفاده می شود این دفتر بر اساس حروف الفبا مرتب شده است صفحات این دفتر به شکل زیر است:
نام

شماره

نام

شماره
یکی از کارهای دیگری که در این اداره انجام می شود دادن تشویقی به فرزندان یا همسران دانش آموز یا دانشجوی ممتاز کارمندان می باشد که برای این کار فرمهایی برای هر مقطع تحصیلی خاص آماده شده که این فرمها به کارمندان داده می شود این فرمها باید از طریق مدیر مدرسه یا رئیس دانشگاه به تایید برسد و به همراه کارنامه تحویل دبیرخانه داده شود پس از مراحل خاصی تشویقی با توجه به معدل به شخص مورد نظر داده می شود این روال کاری هم از طریق دبیرخانه انجام می شود.
تایپ برنامه هفتگی مدیر: این کار هر هفته در روزهای شنبه یا یکشنبه انجام می شود که پس از تایپ به تعداد زیاد پرینت گرفته می شود و برای هر یک از مسئولین اداره برده می شود.